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Conservazione digitale e miniere

Dagli archivi tradizionali alla conservazione sostitutiva

Fonte: BUCAP

Sul notiziario Parer è stato ampiamente ripreso una sorta di reportage, pubblicato sul Washington Post, sul quale ritengo sia utile spendere quattro parole non fosse altro perché mi consente di ritornare su tematiche, come la conservazione digitale (ed, al suo interno, la conservazione sostitutiva), particolarmente care al sottoscritto.
Ma partiamo dalla notizia (qui ne faccio un brevissimo compendio; per un riassunto più completo rimando all’ironico articolo apparso, per l’appunto, su Parer oltre che, per chi volesse cimentarsi nella lettura integrale in inglese, al Washington Post): in una ex miniera di calcare, decine di metri nel sottosuolo, centinaia di dipendenti federali lavorano alacremente su centinaia di migliaia di documenti, in gran parte su supporto cartaceo, al fine di assicurare la corresponsione della pensione ad altrettanti colleghi. E’ infatti proprio in questa miniera nelle vicinanze di Pittsburgh che a partire dal 1960 il Governo federale ha deciso di collocare l’Office of Personnel Management. Quali le motivazioni che hanno spinto ad una simile scelta?
Fondamentalmente il posto ricercato doveva essere sicuro, sufficientemente ampio e soprattutto non troppo costoso, tutti requisiti, si noti, tuttora validi. Ma le analogie con il presente e le lezioni che si possono trarre da questa storia veramente emblematica non si fermano qui: la prima, in parziale contraddizione con l’impostazione data dal giornalista del Washington Post (il quale giudica assurdo che l’amministrazione federale sia ancora ferma alla carta quando gli stati della California, della Florida e del Texas sono riusciti ad abbattere tempi e costi grazie ad un’adozione spinta del digitale), dovremmo oramai averla metabolizzata un po’ tutti, ovverosia che la tecnologia non è, da sola, risolutiva se non è accompagnata da adeguati cambiamenti di ordine legislativo, organizzativo e, fino a certi punti, persino “culturale” (intendendo con quest’ultima voce quegli interventi capaci di fornire al personale, piuttosto che un’infarinatura di questo o quel software, una nuova forma mentis, maggiormente sensibile e capace di affrontare le ineliminabili problematiche di natura “tecnica”).
In questo senso la storia resa pubblica dal WP è ricca di aneddoti: programmi che “impazziscono” non essendo sufficientemente potenti per tenere conto delle mille casistiche poste in decenni di confusa legislazione in materia pensionistica, personale incapace di sfruttare al meglio gli strumenti informatici che, almeno dagli anni Ottanta dello scorso secolo, si è tentato di fornir loro per migliorare la situazione, dirigenti non in grado di valutare per tempo (= prima di averci investito fior di quattrini) l’effettiva corrispondenza delle soluzioni informatiche proposte – ed in taluni casi malauguratamente adottate – allo scopo prefisso.
Il risultato è che dal 1977 ad oggi non si è assistito ad alcun apprezzabile miglioramento nei tempi di evasione delle pratiche, fermi a 61 giorni (in verità un miglioramento c’è stato… ma solo aumentando il numero di impiegati!), ed anzi ora il “procedimento tipo” consiste in un’illogica serie di operazioni quali ricerca di cartelle personali, scansioni, stampe, inserimento dati, ristampe, etc.
Al di là della facile indignazione, specie a fronte dei soldi pubblici inutilmente spesi, risulta nel contempo evidente che una soluzione non sia poi così agevole ed immediata: come rileva l’estensore dell’articolo, il grosso problema consiste infatti nel fatto che, nell’arco di una vita lavorativa lunga decenni, i documenti relativi al medesimo dipendente si sono “sedimentati” in lungo ed in largo per gli Stati Uniti e, cosa forse ancora peggiore, che ciò è avvenuto su diversi supporti (taluni analogici, tal’altri digitali).
E’ questo che (al netto di chiare distorsioni nell’iter delle carte) obbliga gli addetti dell’Office of Personnel Management a lunghe attese di questo o quel documento e, una volta ricevutolo, alcune volte a digitalizzarlo mediante scansione ed altre a stamparlo!
La presenza di archivi ibridi, tipica di questa fase di transizione, pone in altri termini importanti sfide in ordine alla “speditezza” ed alla “razionalità” di tutti quei procedimenti amministrativi che richiedono il recupero di documenti che, per motivi “anagrafici”, sono stati formati in ambiente analogico e che non sono ancora stati oggetto di digitalizzazione mediante conservazione sostitutiva.
A tal proposito ritengo sia utile formulare alcune ulteriori, conclusive, osservazioni. In particolare mi permetto di rilevare come, stante le perduranti incertezze (in verità più pratiche che teoriche, n.d.r.) circa la conservazione nel lungo periodo del digitale, forse sarebbe opportuno che alcune categorie di documenti (e quelli relativi alla pensione potrebbero proprio essere inclusi nel novero!) continuassero, onde evitare brutte sorprese tra cinquant’anni, ad essere prodotti e conservati su carta. Dopo questa nota vagamente pessimistica, va anche aggiunto che si intravvedono, nell’attuale panorama tecnologico, pure interessanti spiragli di luce: in particolare man mano che la quota di documenti in circolazione sarà costituita in misura preponderante da documenti digitali (come esito combinato della crescente produzione in ambiente digitale da una parte e del “recupero” di documenti analogici mediante digitalizzazione dall’altra) i problemi evidenziati nell’articolo che ha dato spunto a questo post verranno gradualmente meno; parallelamente l’adozione di soluzioni cloud consentirà di far dialogare tra di loro (scambiandosi dati e documenti) archivi digitali distinti ed appartenenti a soggetti produttori diversi. Il che dovrebbe in ultima analisi snellire e semplificare il percorso delle carte, riducendo i tempi ed i costi ed offrendo perciò al cittadino / utente / cliente un servizio migliore.
Ribadisco infine che affinché le opportunità poste dall’attuale momento di digital shifting vengano colte appieno è fondamentale non limitarsi al solo aspetto tecnologico ma è necessario, al contrario, agire su altre leve come il personale, l’organizzazione nonché affidarsi (in caso di esternalizzazione) a provider strutturati e con soluzioni affidabili, robuste e magari pure interoperabili (e necessariamente basate su standard internazionali).
Certo, ciò farà sorgere a sua volta nuove problematiche (conservazione di lungo periodo, privacy, cornice giuridica, etc.) ma nondimeno sono convinto che il momento sia propizio, come recita una famosa pubblicità, per cercare di “guidare il cambiamento”.

Dematerializzazione, pubblicato il D.P.C.M. 21 marzo 2013

Fonte: Bucap

Fonte: Bucap

In tempi di spending review appare quasi normale che si torni a parlare di dematerializzazione dei documenti, in virtù dei risparmi (di carta, di spazi, di velocizzazione dei procedimenti) che questa operazione dovrebbe consentire.
Uso il condizionale perché, purtroppo, finora il legislatore ha fatto di tutto e di più per ingarbugliare le cose. Difatti, al posto di emanare poche leggi che indicassero con chiarezza cosa dematerializzare ed aggiornare periodicamente le regole tecniche (ovvero, come materialmente effettuare la dematerializzazione), si è fatto l’esatto contrario: continui interventi legislativi che hanno finito per gettare nell’incertezza i vari attori coinvolti (archivisti, amministratori, operatori privati) e lunghe, lunghissime attese per quanto riguarda gli indispensabili “disciplinari tecnici”.
Questo modus operandi è purtroppo stato confermato in occasione della recente emanazione del D.P.C.M. del 21 marzo 2013 (pubblicato in G.U. n. 131 del 6 giugno 2013): in esso il legislatore, peraltro spinto dal nobile fine di indicare con chiarezza di quali categorie documentarie sia possibile effettuare la conservazione sostitutiva (procedendo dunque all’eliminazione dell’originale analogico) e di quali no (permanendo al contrario l’obbligo della conservazione dell’originale analogico), è caduto ripetutamente in contraddizione.
Non mi addentro qui nei dettagli, già altri l’hanno fatto con ben maggior autorevolezza della mia (macroscopiche comunque alcune incongruenze, si veda il caso degli atto notarili che vanno conservati anche in forma cartacea laddove sin dal D.L. 110/2010 “Disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio” è prevista la possibilità di rogare atti notarili in ambiente digitale), mi permetto solamente di ribadire come la questione di fondo sia di metodo: è indispensabile che il legislatore legiferi poco e bene, aggiornando periodicamente (in linea con l’evoluzione tecnologica) le apposite regole tecniche e che lasci agli operatori il tempo di metabolizzare le nuove disposizioni di legge traducendole nell’attività quotidiana.
Altresì sarebbe auspicabile che la prossima volta venissero coinvolti, nell’individuazione delle tipologie documentarie destinate o meno alla dematerializzazione / conservazione sostitutiva / analogica, anche rappresentanti degli organi periferici dello Stato e degli Enti Locali: balza infatti agli occhi come le tipologie documentarie contemplate nel D.P.C.M. qui oggetto di analisi facciano riferimento soprattutto a quelle prodotte dagli organi centrali dello Stato. E’ evidente che se vogliamo raggiungere gli obiettivi prefissati in materia di razionalizzazione ed ottimizzazione della gestione documentaria, con i conseguenti risparmi di spesa, si deve agire tutti assieme e preferibilmente in maniera coordinata e condivisa.

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