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BYOD in archivi e biblioteche: bello ma impossibile?


BYOD Turns Up the Heat on Wi-Fi Performance

BYOD Turns Up the Heat on Wi-Fi Performance di Fluke Networks, su Flickr

Va bene che negli States sono avanti rispetto a noi di qualche annetto, però sarebbe forse veramente l’ora di iniziare a parlare seriamente anche qui nel Belpaese dell’importante fenomeno del BYOD (Bring Your Own Device), ovvero dell’uso in ambito lavorativo dei vari dispositivi tecnologici (soprattutto smartphone e tablet ma anche i vari ultrabook, notebook e netbook…) che ciascuno di noi oramai possiede ed usa quotidianamente per i più disparati motivi: creare e fruire di contenuti digitali (libri, film, musica), navigare in Rete, relazionarsi con amici e familiari.
La necessità si fa tanto più urgente alla luce dei risultati di un recente studio condotto da Gartner presso un qualificato panel di CIO: ebbene, il 38% dei responsabili dei servizi tecnologici ritiene che di qui al 2016 le proprie aziende smetteranno di fornire ai propri dipendenti i summenzionati device.
Infatti, prendendo atto del fatto che già oggi i propri addetti usano i dispositivi forniti dall’azienda per scopi personali ed utilizzino applicativi consumer anche per risolvere questioni di lavoro, si è giunti alla conclusione che è più conveniente lasciare che siano questi ultimi a farsi carico dell’acquisto di questi device impegnandosi però a fornire un contributo nei costi di esercizio / gestione. Il tutto nella convinzione che: “the benefits of BYOD include creating new mobile workforce opportunities, increasing employee satisfaction, and reducing or avoiding costs”.
Personalmente ritengo questa impostazione corretta e la spinta verso un simile scenario del resto difficilmente contrastabile; è pertanto il caso di fare alcune veloci considerazioni sugli inevitabili pro e contro, anche in considerazione del fatto che ad essere coinvolto di questo radicale cambiamento di impostazione non sarà, sempre secondo Gartner, il solo ambiente corporate ma anche quello dei Governi e delle pubbliche amministrazioni.
La prima considerazione che viene, quasi spontaneamente, da fare è la seguente: dal momento che il processo di informatizzazione delle pubbliche amministrazioni italiane è stato fortemente rallentato negli ultimi anni dalla cronica penuria di soldi, tanto per gli acquisti quanto per l’indispensabile formazione del personale, l’adozione del modello del BYOD garantirebbe rilevanti risparmi in entrambi i settori: per quanto riguarda le acquisizioni, semplicemente queste verrebbero a cessare (solo per alcune tipologie di device, naturalmente; n.d.r.) e resterebbero da mettere a bilancio le spese per i soli costi di gestione (che comunque già si sostengono)! Non meno evidenti ed immediati sarebbero i risparmi sul fronte della formazione dal momento che si presume che il proprietario sappia usare il proprio smartphone e tablet! Tutto ciò ovviamente in linea teorica perché, e così arriviamo alla seconda considerazione, c’è da chiedersi se il passaggio al BYOD non rappresenterebbe una sorta di “salto nel vuoto” alla luce delle carenze infrastrutturali che affliggono le nostre pubbliche amministrazioni. Sono infatti dell’avviso che il BYOD abbia senso solo se procede di pari passo con l’adozione di tecnologie cloud sulle quali, come noto, ci sono parecchie riserve. Arriviamo così al nocciolo della questione (aspetto peraltro sollevato anche dai CIO intervistati da Gartner): quali sono i rischi per la sicurezza dei dati (data leakage) e dei documenti? Evidentemente sono elevati ed è inutile dire che grossi sforzi andrebbero fatti in questo settore a più livelli: da una parte assicurandosi che i device utilizzati dagli appartenenti all’organizzazione rispondano ad alcuni requisiti minimi di sicurezza, applicando dunque ai soli dispositivi verificati i dettami del BYOD (va in questa direzione il progetto di valutazione condotto dal Pentagono sui principali smartphone in commercio; un ulteriore vantaggio di questa politica è quella di diversificare le piattaforme usate – in termini di sistema operativo – e di indipendenza da specifici fornitori, n.d.r.), dall’altro diffondendo una cultura della sicurezza (informatica) a tutti i livelli dell’organizzazione.
Venendo infine a parlare delle conseguenze del modello BYOD su archivi e biblioteche, conseguenze inevitabili essendo questi istituti a tutti gli effetti incardinati nell’apparato statale, le ripercussioni sono diversamente valutabili a seconda del livello in cui ci si colloca.
Ponendosi ad esempio al livello degli archivisti e dei bibliotecari in quanto “lavoratori”, il progressivo processo di professionalizzazione che ha investito questi che fino a pochi anni fa erano ancora mestieri (con l’instaurazione di rapporti di lavoro sempre meno di tipo dipendente ed al contrario sempre più di “prestazione occasionale” / collaborazione) ha reso assai frequente il fatto che essi utilizzino durante il lavoro i propri laptop, etc. In questo senso pertanto il BYOD potrebbe anche non rappresentare un fattore di dirompente novità. Similmente non è da escludere che l’uso di ambienti di lavoro e di dispositivi simili in quanto consumer non contribuisca ad aumentare il livello di empatia tra i primi ed i secondi nonché che possa condurre ad una migliore comprensione dei problemi di natura “pratica” cui potrebbero incorrere i secondi anche nel solo utilizzo dei servizi e delle risorse approntate. Non meno importante, in quest’ottica di omologazione tra strumenti professionali e consumer, il ricorso ai social network quali principali strumenti di comunicazione / promozione (laddove ad esempio in ambito bibliotecario fino a pochi anni fa ci si affidava, per la comunicazione, alle piattaforme ad hoc sviluppate all’interno dei primissimi SOPAC…).
A fianco di questi aspetti complessivamente positivi non si possono comunque tacere gli innegabili aspetti negativi (perlopiù dal lato degli archivi): non si tratta solo dei summenzionati rischi di perdita dei dati / documenti, il problema è molto più alla radice!
Con il paradigma BYOD è il confine stesso tra pubblico e privato a farsi labile: mail, progetti, documenti, etc. di lavoro rischiano di mescolarsi pericolosamente con quelli privati in un vortice inestricabile di file e cartelle! Ed il dubbio se un documento sia pubblico (= da inserire nell’archivio dell’organizzazione) o privato (= da inserire nell’archivio di persona del membro dell’organizzazione) o peggio ancora un ibrido difficilmente collocabile rischia di minare la trustworthiness complessiva dell’archivio. Perché un documento può anche essere stato al sicuro “incorrotto” dentro al sistema ma se ad essere messa indubbio è la sua appartenenza stessa all’archivio, secolari certezze rischiano di venire improvvisamente meno.

PEC & co.

e-mail symbol di Micky.!

e-mail symbol di Micky.!

Mentre in Italia ci balocchiamo con la PEC, Gartner “sdogana” GMail come valido strumento enterprise; per quanto questa cloud mail patisca ancora di alcune zone d’ombra in fatto di continuità, trasparenza e conformità alla legge, la crescita numerica degli utilizzatori testimonia la capacità di penetrare il mercato da parte dell’azienda di Mountain View. Ovviamente la messa in circolazione dei vari dispositivi mobili è la premessa indispensabile per far sì che il sistema di posta elettronica di Google possa decollare del tutto, ma gli elementi a disposizione lasciano presupporre che sia solo una questione di tempo.
Quanto avviene Oltreoceano stride nettamente con quanto stiamo facendo in Italia con la PEC (Posta Elettronica Certificata): quest’ultima ha certamente alcuni pregi, ma presenta innegabilmente pure molti difetti che a mio avviso potrebbero sancirne il declino nel giro di breve tempo. In primo luogo è riconosciuta solo nel nostro paese e finora nessun’altro mi risulta abbia dimostrato interesse ad “entrare nel club” (si parla di REM, ok, ma mi sembra stia stagnando all’ETSI da un po’ troppo tempo); in secondo luogo non è immediatamente leggibile da parte dei principali smartphone e tablet (tanto gli iPhone quanto i BlackBerry, e quindi pure iPad e PlayBook che ne condividono il sistema operativo, non riescono neppure ad aprire i file tipo .eml) a meno che non si utilizzi Outlook Mobile; peccato che Microsoft non vada esattamente per la maggiore nel settore dei sistemi operativi mobili (stiamo a vedere con Windows Phone 7)! Ve lo vedete il manager a dover fare ottomila passaggi per mandare una mail certificata? Il punto, e questo è il terzo aspetto, è che la PEC è vista da quasi tutti come una grande seccatura, l’ennesimo obbligo (con relativo esborso) imposto da uno Stato che dal canto suo non si adegua completamente e nemmeno riesce a sfruttarne appieno le potenzialità (anche per le indubbie criticità incontrate nella sua applicazione all’interno della PA e per le varie interpretazioni legislative che hanno ulteriormente complicato l’argomento). Insomma, se non proprio gli aspetti tecnico-giuridici, potrebbe essere il mancato feeling con gli utilizzatori a decretarne la precoce fine.

PS La versione storyfizzata di questo post è disponibile al seguente indirizzo: http://storify.com/memoriadigitale/pec-e-dintorni.

Verso la balcanizzazione della cloud?

Nella visione dei suoi assertori più entusiasti al trionfo del cloud computing dovrebbe corrispondere la semplificazione della vita di noi tutti: il giovane in partenza per le vacanze studio a Londra non dovrebbe portarsi via decine di memorie flash per non rischiare di trovarsi senza la canzone che ben si adatta al mood del momento e questo perché l’intera sua discografia è nella nuvola; il manager in trasferta a New York per chiudere un contratto non si troverebbe nella necessità di portar con sé mezzo ufficio perché i documenti di quell’importante affare risiedono anch’essi nella nuvola; il malato costretto a spostarsi non dovrebbe temere per la propria salute in quanto le prescrizioni mediche, insieme all’intera sua cartella clinica, sono sempre nella nuvola pronte ad essere rapidamente consultate da qualsiasi medico; il nerd che, a forza di scaricare dalla Rete, ha sempre l’hard-disk al limite della capacità nonostante i molteplici dischi rigidi “ausiliari” posseduti, vede risolti i suoi problemi di spazio uploadando tutto sulla nuvola. Se si aggiunge che nella visione di molti addetti ai lavori tutti questi dati e documenti, relativi a vari aspetti della vita di ciascuno di noi, dovrebbero essere accessibili e comunicanti tra di loro e fruibili in maniera semplice e veloce a partire dal dispositivo prescelto (probabilmente, pur sopravvivendo desktop PC, smartphone, laptop, etc. si attuerà una convergenza verso il tablet), si comprende come il cloud potrebbe davvero risolvere molti problemi e renderci la vita più agevole!
In realtà più di un indizio indica che anche la nuvola, come gli steccati di Internet (del quale parla Jonathan Zittrain) o gli e-book reader (dei quali me ne sono personalmente occupato in un precedente post), sia a rischio “balcanizzazione”: si starebbero in altri termini creando più nuvole non comunicanti tra di loro, il che ha come esito finale una perdita di molti di quei vantaggi che il cloud effettivamente potrebbe portare con sé!
I motivi sarebbero diversi: da una parte le aziende che tendono a trattenere i propri utenti all’interno della propria nuvola… di business (ma con una significativa spaccatura tra le varie Amazon, Apple, Google e Microsoft opposte ad altri colossi – tra i quali Adobe, AT&T, Cisco, Hewlett Packard, IBM, Juniper Network – riuniti dal 2009 attorno al cosiddetto Open Cloud Manifesto), dall’altra le stesse diverse “anime” delle Pubbliche Amministrazioni, restie vuoi per motivi di sicurezza vuoi per “gelosie” retaggio delle tradizionali divisioni dipartimentali, etc. a condividere i dati e le informazioni caricati nelle proprie “nuvole” con i propri colleghi (alla faccia della leale collaborazione)!
Andrebbe imponendosi, in buona sostanza, il modello della private cloud su quello della public cloud anche quando ciò non appare strettamente necessario. Se la cosa è comprensibile per aziende private (in definitiva libere di fare quel che vogliono) lo è un po’ meno per le Pubbliche Amministrazioni in quanto, come fa notare Andrea Di Maio (che peraltro non contempla soluzioni intermedie come hybrid cloud e community cloud), in tal modo “non si risparmia quanto si potrebbe” in questi tempi di crisi, senza considerare le perdite in termini di “mancata condivisione” e conseguente ottimale sfruttamento dei dati e delle informazioni.
Non ci resta che stare a vedere se la futura evoluzione seguirà queste premesse o se ci sarà un cambiamento di rotta.

Per la versione storyfizzata di questo post cliccate qui.

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