Memoria digitale Tendenze e problemi in archivi e biblioteche (e tutto ciò che vi ruota attorno)

BYOD Turns Up the Heat on Wi-Fi Performance di Fluke Networks, su Flickr

Va bene che negli States sono avanti rispetto a noi di qualche annetto, però sarebbe forse veramente l’ora di iniziare a parlare seriamente anche qui nel Belpaese dell’importante fenomeno del BYOD (Bring Your Own Device), ovvero dell’uso in ambito lavorativo dei vari dispositivi tecnologici (soprattutto smartphone e tablet ma anche i vari ultrabook, notebook e netbook…) che ciascuno di noi oramai possiede ed usa quotidianamente per i più disparati motivi: creare e fruire di contenuti digitali (libri, film, musica), navigare in Rete, relazionarsi con amici e familiari.
La necessità si fa tanto più urgente alla luce dei risultati di un recente studio condotto da Gartner presso un qualificato panel di CIO: ebbene, il 38% dei responsabili dei servizi tecnologici ritiene che di qui al 2016 le proprie aziende smetteranno di fornire ai propri dipendenti i summenzionati device.
Infatti, prendendo atto del fatto che già oggi i propri addetti usano i dispositivi forniti dall’azienda per scopi personali ed utilizzino applicativi consumer anche per risolvere questioni di lavoro, si è giunti alla conclusione che è più conveniente lasciare che siano questi ultimi a farsi carico dell’acquisto di questi device impegnandosi però a fornire un contributo nei costi di esercizio / gestione. Il tutto nella convinzione che: “the benefits of BYOD include creating new mobile workforce opportunities, increasing employee satisfaction, and reducing or avoiding costs”.
Personalmente ritengo questa impostazione corretta e la spinta verso un simile scenario del resto difficilmente contrastabile; è pertanto il caso di fare alcune veloci considerazioni sugli inevitabili pro e contro, anche in considerazione del fatto che ad essere coinvolto di questo radicale cambiamento di impostazione non sarà, sempre secondo Gartner, il solo ambiente corporate ma anche quello dei Governi e delle pubbliche amministrazioni.
La prima considerazione che viene, quasi spontaneamente, da fare è la seguente: dal momento che il processo di informatizzazione delle pubbliche amministrazioni italiane è stato fortemente rallentato negli ultimi anni dalla cronica penuria di soldi, tanto per gli acquisti quanto per l’indispensabile formazione del personale, l’adozione del modello del BYOD garantirebbe rilevanti risparmi in entrambi i settori: per quanto riguarda le acquisizioni, semplicemente queste verrebbero a cessare (solo per alcune tipologie di device, naturalmente; n.d.r.) e resterebbero da mettere a bilancio le spese per i soli costi di gestione (che comunque già si sostengono)! Non meno evidenti ed immediati sarebbero i risparmi sul fronte della formazione dal momento che si presume che il proprietario sappia usare il proprio smartphone e tablet! Tutto ciò ovviamente in linea teorica perché, e così arriviamo alla seconda considerazione, c’è da chiedersi se il passaggio al BYOD non rappresenterebbe una sorta di “salto nel vuoto” alla luce delle carenze infrastrutturali che affliggono le nostre pubbliche amministrazioni. Sono infatti dell’avviso che il BYOD abbia senso solo se procede di pari passo con l’adozione di tecnologie cloud sulle quali, come noto, ci sono parecchie riserve. Arriviamo così al nocciolo della questione (aspetto peraltro sollevato anche dai CIO intervistati da Gartner): quali sono i rischi per la sicurezza dei dati (data leakage) e dei documenti? Evidentemente sono elevati ed è inutile dire che grossi sforzi andrebbero fatti in questo settore a più livelli: da una parte assicurandosi che i device utilizzati dagli appartenenti all’organizzazione rispondano ad alcuni requisiti minimi di sicurezza, applicando dunque ai soli dispositivi verificati i dettami del BYOD (va in questa direzione il progetto di valutazione condotto dal Pentagono sui principali smartphone in commercio; un ulteriore vantaggio di questa politica è quella di diversificare le piattaforme usate – in termini di sistema operativo – e di indipendenza da specifici fornitori, n.d.r.), dall’altro diffondendo una cultura della sicurezza (informatica) a tutti i livelli dell’organizzazione.
Venendo infine a parlare delle conseguenze del modello BYOD su archivi e biblioteche, conseguenze inevitabili essendo questi istituti a tutti gli effetti incardinati nell’apparato statale, le ripercussioni sono diversamente valutabili a seconda del livello in cui ci si colloca.
Ponendosi ad esempio al livello degli archivisti e dei bibliotecari in quanto “lavoratori”, il progressivo processo di professionalizzazione che ha investito questi che fino a pochi anni fa erano ancora mestieri (con l’instaurazione di rapporti di lavoro sempre meno di tipo dipendente ed al contrario sempre più di “prestazione occasionale” / collaborazione) ha reso assai frequente il fatto che essi utilizzino durante il lavoro i propri laptop, etc. In questo senso pertanto il BYOD potrebbe anche non rappresentare un fattore di dirompente novità. Similmente non è da escludere che l’uso di ambienti di lavoro e di dispositivi simili in quanto consumer non contribuisca ad aumentare il livello di empatia tra i primi ed i secondi nonché che possa condurre ad una migliore comprensione dei problemi di natura “pratica” cui potrebbero incorrere i secondi anche nel solo utilizzo dei servizi e delle risorse approntate. Non meno importante, in quest’ottica di omologazione tra strumenti professionali e consumer, il ricorso ai social network quali principali strumenti di comunicazione / promozione (laddove ad esempio in ambito bibliotecario fino a pochi anni fa ci si affidava, per la comunicazione, alle piattaforme ad hoc sviluppate all’interno dei primissimi SOPAC…).
A fianco di questi aspetti complessivamente positivi non si possono comunque tacere gli innegabili aspetti negativi (perlopiù dal lato degli archivi): non si tratta solo dei summenzionati rischi di perdita dei dati / documenti, il problema è molto più alla radice!
Con il paradigma BYOD è il confine stesso tra pubblico e privato a farsi labile: mail, progetti, documenti, etc. di lavoro rischiano di mescolarsi pericolosamente con quelli privati in un vortice inestricabile di file e cartelle! Ed il dubbio se un documento sia pubblico (= da inserire nell’archivio dell’organizzazione) o privato (= da inserire nell’archivio di persona del membro dell’organizzazione) o peggio ancora un ibrido difficilmente collocabile rischia di minare la trustworthiness complessiva dell’archivio. Perché un documento può anche essere stato al sicuro “incorrotto” dentro al sistema ma se ad essere messa indubbio è la sua appartenenza stessa all’archivio, secolari certezze rischiano di venire improvvisamente meno.