Dematerializzazione, pubblicato il D.P.C.M. 21 marzo 2013

Fonte: Bucap

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In tempi di spending review appare quasi normale che si torni a parlare di dematerializzazione dei documenti, in virtù dei risparmi (di carta, di spazi, di velocizzazione dei procedimenti) che questa operazione dovrebbe consentire.
Uso il condizionale perché, purtroppo, finora il legislatore ha fatto di tutto e di più per ingarbugliare le cose. Difatti, al posto di emanare poche leggi che indicassero con chiarezza cosa dematerializzare ed aggiornare periodicamente le regole tecniche (ovvero, come materialmente effettuare la dematerializzazione), si è fatto l’esatto contrario: continui interventi legislativi che hanno finito per gettare nell’incertezza i vari attori coinvolti (archivisti, amministratori, operatori privati) e lunghe, lunghissime attese per quanto riguarda gli indispensabili “disciplinari tecnici”.
Questo modus operandi è purtroppo stato confermato in occasione della recente emanazione del D.P.C.M. del 21 marzo 2013 (pubblicato in G.U. n. 131 del 6 giugno 2013): in esso il legislatore, peraltro spinto dal nobile fine di indicare con chiarezza di quali categorie documentarie sia possibile effettuare la conservazione sostitutiva (procedendo dunque all’eliminazione dell’originale analogico) e di quali no (permanendo al contrario l’obbligo della conservazione dell’originale analogico), è caduto ripetutamente in contraddizione.
Non mi addentro qui nei dettagli, già altri l’hanno fatto con ben maggior autorevolezza della mia (macroscopiche comunque alcune incongruenze, si veda il caso degli atto notarili che vanno conservati anche in forma cartacea laddove sin dal D.L. 110/2010 “Disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio” è prevista la possibilità di rogare atti notarili in ambiente digitale), mi permetto solamente di ribadire come la questione di fondo sia di metodo: è indispensabile che il legislatore legiferi poco e bene, aggiornando periodicamente (in linea con l’evoluzione tecnologica) le apposite regole tecniche e che lasci agli operatori il tempo di metabolizzare le nuove disposizioni di legge traducendole nell’attività quotidiana.
Altresì sarebbe auspicabile che la prossima volta venissero coinvolti, nell’individuazione delle tipologie documentarie destinate o meno alla dematerializzazione / conservazione sostitutiva / analogica, anche rappresentanti degli organi periferici dello Stato e degli Enti Locali: balza infatti agli occhi come le tipologie documentarie contemplate nel D.P.C.M. qui oggetto di analisi facciano riferimento soprattutto a quelle prodotte dagli organi centrali dello Stato. E’ evidente che se vogliamo raggiungere gli obiettivi prefissati in materia di razionalizzazione ed ottimizzazione della gestione documentaria, con i conseguenti risparmi di spesa, si deve agire tutti assieme e preferibilmente in maniera coordinata e condivisa.

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