Posts Tagged ‘digitalizzazione’

Conservazione digitale e miniere

Dagli archivi tradizionali alla conservazione sostitutiva

Fonte: BUCAP

Sul notiziario Parer è stato ampiamente ripreso una sorta di reportage, pubblicato sul Washington Post, sul quale ritengo sia utile spendere quattro parole non fosse altro perché mi consente di ritornare su tematiche, come la conservazione digitale (ed, al suo interno, la conservazione sostitutiva), particolarmente care al sottoscritto.
Ma partiamo dalla notizia (qui ne faccio un brevissimo compendio; per un riassunto più completo rimando all’ironico articolo apparso, per l’appunto, su Parer oltre che, per chi volesse cimentarsi nella lettura integrale in inglese, al Washington Post): in una ex miniera di calcare, decine di metri nel sottosuolo, centinaia di dipendenti federali lavorano alacremente su centinaia di migliaia di documenti, in gran parte su supporto cartaceo, al fine di assicurare la corresponsione della pensione ad altrettanti colleghi. E’ infatti proprio in questa miniera nelle vicinanze di Pittsburgh che a partire dal 1960 il Governo federale ha deciso di collocare l’Office of Personnel Management. Quali le motivazioni che hanno spinto ad una simile scelta?
Fondamentalmente il posto ricercato doveva essere sicuro, sufficientemente ampio e soprattutto non troppo costoso, tutti requisiti, si noti, tuttora validi. Ma le analogie con il presente e le lezioni che si possono trarre da questa storia veramente emblematica non si fermano qui: la prima, in parziale contraddizione con l’impostazione data dal giornalista del Washington Post (il quale giudica assurdo che l’amministrazione federale sia ancora ferma alla carta quando gli stati della California, della Florida e del Texas sono riusciti ad abbattere tempi e costi grazie ad un’adozione spinta del digitale), dovremmo oramai averla metabolizzata un po’ tutti, ovverosia che la tecnologia non è, da sola, risolutiva se non è accompagnata da adeguati cambiamenti di ordine legislativo, organizzativo e, fino a certi punti, persino “culturale” (intendendo con quest’ultima voce quegli interventi capaci di fornire al personale, piuttosto che un’infarinatura di questo o quel software, una nuova forma mentis, maggiormente sensibile e capace di affrontare le ineliminabili problematiche di natura “tecnica”).
In questo senso la storia resa pubblica dal WP è ricca di aneddoti: programmi che “impazziscono” non essendo sufficientemente potenti per tenere conto delle mille casistiche poste in decenni di confusa legislazione in materia pensionistica, personale incapace di sfruttare al meglio gli strumenti informatici che, almeno dagli anni Ottanta dello scorso secolo, si è tentato di fornir loro per migliorare la situazione, dirigenti non in grado di valutare per tempo (= prima di averci investito fior di quattrini) l’effettiva corrispondenza delle soluzioni informatiche proposte – ed in taluni casi malauguratamente adottate – allo scopo prefisso.
Il risultato è che dal 1977 ad oggi non si è assistito ad alcun apprezzabile miglioramento nei tempi di evasione delle pratiche, fermi a 61 giorni (in verità un miglioramento c’è stato… ma solo aumentando il numero di impiegati!), ed anzi ora il “procedimento tipo” consiste in un’illogica serie di operazioni quali ricerca di cartelle personali, scansioni, stampe, inserimento dati, ristampe, etc.
Al di là della facile indignazione, specie a fronte dei soldi pubblici inutilmente spesi, risulta nel contempo evidente che una soluzione non sia poi così agevole ed immediata: come rileva l’estensore dell’articolo, il grosso problema consiste infatti nel fatto che, nell’arco di una vita lavorativa lunga decenni, i documenti relativi al medesimo dipendente si sono “sedimentati” in lungo ed in largo per gli Stati Uniti e, cosa forse ancora peggiore, che ciò è avvenuto su diversi supporti (taluni analogici, tal’altri digitali).
E’ questo che (al netto di chiare distorsioni nell’iter delle carte) obbliga gli addetti dell’Office of Personnel Management a lunghe attese di questo o quel documento e, una volta ricevutolo, alcune volte a digitalizzarlo mediante scansione ed altre a stamparlo!
La presenza di archivi ibridi, tipica di questa fase di transizione, pone in altri termini importanti sfide in ordine alla “speditezza” ed alla “razionalità” di tutti quei procedimenti amministrativi che richiedono il recupero di documenti che, per motivi “anagrafici”, sono stati formati in ambiente analogico e che non sono ancora stati oggetto di digitalizzazione mediante conservazione sostitutiva.
A tal proposito ritengo sia utile formulare alcune ulteriori, conclusive, osservazioni. In particolare mi permetto di rilevare come, stante le perduranti incertezze (in verità più pratiche che teoriche, n.d.r.) circa la conservazione nel lungo periodo del digitale, forse sarebbe opportuno che alcune categorie di documenti (e quelli relativi alla pensione potrebbero proprio essere inclusi nel novero!) continuassero, onde evitare brutte sorprese tra cinquant’anni, ad essere prodotti e conservati su carta. Dopo questa nota vagamente pessimistica, va anche aggiunto che si intravvedono, nell’attuale panorama tecnologico, pure interessanti spiragli di luce: in particolare man mano che la quota di documenti in circolazione sarà costituita in misura preponderante da documenti digitali (come esito combinato della crescente produzione in ambiente digitale da una parte e del “recupero” di documenti analogici mediante digitalizzazione dall’altra) i problemi evidenziati nell’articolo che ha dato spunto a questo post verranno gradualmente meno; parallelamente l’adozione di soluzioni cloud consentirà di far dialogare tra di loro (scambiandosi dati e documenti) archivi digitali distinti ed appartenenti a soggetti produttori diversi. Il che dovrebbe in ultima analisi snellire e semplificare il percorso delle carte, riducendo i tempi ed i costi ed offrendo perciò al cittadino / utente / cliente un servizio migliore.
Ribadisco infine che affinché le opportunità poste dall’attuale momento di digital shifting vengano colte appieno è fondamentale non limitarsi al solo aspetto tecnologico ma è necessario, al contrario, agire su altre leve come il personale, l’organizzazione nonché affidarsi (in caso di esternalizzazione) a provider strutturati e con soluzioni affidabili, robuste e magari pure interoperabili (e necessariamente basate su standard internazionali).
Certo, ciò farà sorgere a sua volta nuove problematiche (conservazione di lungo periodo, privacy, cornice giuridica, etc.) ma nondimeno sono convinto che il momento sia propizio, come recita una famosa pubblicità, per cercare di “guidare il cambiamento”.

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Digitale in archivi e biblioteche: un dibattito senza fine?

Empty Stacks

Empty Stacks di puddy77, su Flickr

A distanza di poche settimane l’uno dall’altro ho assistito a due interessanti incontri entrambi incentrati sull’ipersviscerato tema del digitale in archivi e biblioteche: il primo dei due, tenutosi a Padova il 24 febbraio, verteva ufficialmente su “Beni culturali e digitalizzazione” ma in realtà si è parlato esclusivamente di archivi e biblioteche, il secondo era l’oramai tradizionale incontro delle Stelline a Milano (13-14 marzo, qui purtroppo ho potuto partecipare solo alla prima giornata di lavori), incentrato quest’anno sulla “biblioteca connessa” (sottotitolo: “come cambiano le strategie di servizio al tempo dei social network“).
Devo dire che tale “ciclo di aggiornamento”, essendo così ravvicinato nel tempo, è stato piuttosto utile per mettere a fuoco, una volta di più, le differenze di approccio riguardo a questo cruciale tema presenti in prima battuta tra le due discipline ed in seconda al loro stesso interno.
Partiamo dall’archivistica. Può apparire paradossale considerando il nome che era stato dato all’incontro ma a Padova è emerso in modo palese come il dibattito sia ancora fermo a questioni che speravo essere state superate da tempo del tipo: il digitale è buono o cattivo? la digitalizzazione assicura una migliore conservazione o no?
Premesso che, come ha giustamente ricordato Melania Zanetti, la digitalizzazione può talvolta rappresentare un rischio inutile per documenti e libri, credo che in generale sia più sensato prendere atto che la produzione in ambiente digitale (non solo documentaria e libraria!) è già la realtà e, di conseguenza, che accanto al “recupero del pregresso” sia opportuno iniziare ad occuparsi, come proposto provocatoriamente (ma non senza cognizione di causa) da Giancarlo Buzzanca, delle “nuove frontiere”, come ad esempio la conservazione delle pagine Internet o della net art.
Si tratta di una posizione affine a quella manifestata sul versante biblioteconomico da Riccardo Ridi (che non a caso con largo anticipo si è posto il problema di “archiviare Internet“, n.d.r.), per il quale la digitalizzazione non è che un frammento all’interno dell’enorme ed ineluttabile passaggio al digitale, momento cruciale nel quale vanno effettuate scelte strategiche di “trasmissione del contenuto” (definito come un vero e proprio “fine di civiltà”), vale a dire di selezione di cosa trasmettere alle generazioni future.
Riaffiora, nelle parole di Ridi, l’annosa questione: è sufficiente conservare il solo contenuto o è imprescindibile conservare pure il relativo supporto? Come noto a riguardo i bibliotecari (non tutti ovviamente) sono decisamente più possibilisti rispetto agli archivisti i quali, in un certo senso “depositari” della secolare tradizione di studi diplomatici, continuano a considerare il documento come l’entità materiale (= fisica, legata cioè ad un supporto) capace di rappresentare in maniera duratura un fatto o atto giuridico; al sottoscritto non resta che rilevare che, pur ammettendo la correttezza teorica di una simile impostazione, finché si continua a discutere nel mondo documenti digitali ed ebook spopolano…
Il punto è proprio questo: il digitale è già tra noi, e di tale fatto sembra essersene fatta una ragione (forse pure troppo) soprattutto la comunità bibliotecaria.
Non è dunque un caso se durante il convegno milanese delle Stelline, prendendo spunto dalle recenti realizzazioni fisiche negli Stati Uniti ed in Corea del Sud, ci si sia chiesti se il futuro delle biblioteche sarà quello delle bookless library o se biblioteche con libri di carta avranno un loro spazio. A proposito le idee prevalenti sono più o meno sempre le stesse ed in fondo complementari: si concede che quelle biblioteche fisiche che riusciranno a crearsi una nicchia di “mercato” potrebbero anche sopravvivere ma nel contempo si ammette, subendone il fascino, che le bookless library siano accattivanti e, essendo proprio per questo motivo in grado di attirare pubblico, in prospettiva vincenti.
Proprio qui si innesta il tema “social network” oggetto del convegno: per alcuni essi sono essenziali all’interno delle strategie comunicative e di intercettazione di quei flussi comunicativi (= delle persone che li alimentano) che parlano della biblioteca, per altri (soprattutto Riccardo Ridi, presente anche a Milano) essi dovrebbero assolvere una funzione meramente strumentale (tanto più che essi vanno e vengono, n.d.r.), essendo la cosa più sociale che le biblioteche possono fare continuare a svolgere il proprio lavoro di intermediazione e di facilitazione nell’accesso alle risorse informative, siano esse su supporto analogico che digitale (Ridi).
Il riferimento critico, evidente, è a David Lankes e a quella scuola di pensiero che vuole che nelle biblioteche si faccia di tutto fuorché quello per cui esse sono nate.
Personalmente mi ritrovo più sulle posizioni “tradizionaliste”, anche se con un “piccolo” distinguo. Infatti, a parte alcune specifiche e particolari realtà bibliotecarie, non vedo perché un utente dovrebbe recarsi in una biblioteca e tanto più in una bookless library quando a breve potrà accedere alle risorse informative da qualsiasi device a disposizione: farlo equivarrebbe ad azzerare buona parte dei vantaggi del digitale! Forse sono io pigro e probabilmente sottovaluto il desiderio di aggregazione e di curiosità della gente, sul quale evidentemente puntano le biblioteche di nuova concezione (con caffè, stampanti 3D, scanner 3D, chitarre, sonic chair e via discorrendo) come la Biblioteca pubblica di Colonia, però il dubbio mi rimane…
Anzi ho le sensazione che proprio l’offerta al pubblico di “amenità” che ben poco hanno a che fare con il compito core di archivisti e bibliotecari sia un trait d’union che accomuna le due professioni. Una possibile spiegazione potrebbe essere la seguente: la perdita di fisicità, nel momento in cui fa venir meno prassi e certezze consolidate e presagire nel contempo scenari cupi (declino / fine delle rispettive professioni), spinge ad accordare priorità assoluta ad attività secondarie (oltre ai social network qualcuno mi deve spiegare che c’entrano, con la vera valorizzazione, i vari concerti, rappresentazioni teatrali, etc. che si fanno sempre più spesso negli archivi?) capaci di attirare un pubblico che, a sua volta, dovrebbe assicurare una visibilità (presso i cittadini e soprattutto i decisori politici) tale da giustificarne la sopravvivenza. Il futuro ci dirà se si tratta di una mossa azzeccata o, come credo, autolesionistica.

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